Tiết kiệm 1h/ngày với giải pháp quản lý dữ liệu

Thời gian là vàng, hãy sử dụng nó một cách hợp lý

Nếu bạn đang bán hàng, thì hãy quản lý dữ liệu sản phẩm. Nếu bạn đang làm dịch vụ, thì hãy quản lý dữ liệu khách hàng và kể cả bạn đang không làm gì, thì hãy dùng để quản lý tài chính cá nhân...vv Đó chỉ là một trong các ví dụ nhỏ để cho thấy mức độ cần thiết của việc biết về quản lý dữ liệu. Dữ liệu cá nhân hay công việc luôn tồn tại xung quanh chúng ta, bất cứ ai cũng nên biết và quản lý cho đúng cách. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ hơn điều này.

I. Tại sao ai cũng phải cần quản lý dữ liệu?

Dữ liệu cần được quản lý có ở khắp nơi, nó nhiều hơn bạn tưởng tượng. Vì vậy việc quản lý nó là điều cần thiết cho bất cứ ai để nâng cao chất lượng cuộc sống và công việc. Bằng những ví dụ cụ thể ở bên dưới bạn sẽ thấy rằng quản lý dữ liệu sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.

1. Quản lý dữ liệu trong đời sống.

• Quản lý tài chính cá nhân: Đây là điều cần thiết đâu tiên và rất quan trọng cho bất cứ ai. Bởi vì ai cũng cần sử dụng đồng tiền một cách hợp lý cho nhu cầu cần thiết, mục tiêu cá nhân, các dự định trong tương lai...Hiện nay rất nhiều công cụ cho phép bạn làm điều này bạn chỉ cần gõ ở Google từ khóa "ứng dụng quản lý tài chính các nhân"

• Quản lý nguyên vật liệu và nội thất khi xây nhà: Ai trong đời chắc hẳn cũng sẽ phải làm điều này một vài lần. Nếu bạn không thích chọn nhà thấu trọn gói cho ngôi nhà của bạn, thì việc quản lý này rất quan trọng. Nó giúp bạn biết đươc tổng chi tiêu cho việc xây sửa chửa nhà cửa. Cái gì cần thiết, cái gì không để lựa chọn cho phù hợp với tình hình tài chính của bạn.

• Quản lý khách và tiền mừng cưới: Nếu bạn sắp phải bước vào bể khổ thì việc này sẽ giúp bạn bớt đau đầu :v. Lên danh sách khách mời, đặt bàn cho phù hợp...vv, đám cưới xong bạn sẽ dùng chính sách đó để biết quà mừng từng khách hoặc ai đi, ai vắng.

Trên là những ví dụ trong đời sống cơ bản và tất nhiên sẽ còn rất nhiều việc mà bạn có thể áp dụng ngoài những việc kể trên. Hãy đọc phần tiếp theo để biết được những ví dụ quản lý dữ liệu trong công việc là gì?

2. Quản lý dữ liệu trong công việc.

Để quản lý dữ liệu trong công việc thì phải nói là rất nhiều, có bao nhiêu ngành nghề thì có bấy nhiều việc cần quản lý, rồi từng dự án riêng biệt, mỗi ngành nghề lại có một cách quản lý khác nhau. Hãy xem một vài ví dụ dưới đây để biết thêm về cách áp dụng

• Quản lý bất động sản khi bạn là một người bán hàng: Nếu bạn vận dùng được quản lý dữ liệu và công việc này, nó sẽ giúp bạn được những đều dưới đây.

  • Quản lý được những lô đất bạn đang bán hoặc đã bán.
  • Lọc được những lô đất giá theo giá tiền.
  • Lọc được những lô đất được nhiều người đi xem nhất.
  • Sắp xếp những lô đất theo giá tăng dần hoặc giảm dần.
  • Những lô đất đã bán và bán cho khách nào.
  • Phần trăm hoa hồng của từng lô.
  • Danh sách khách hàng bạn đã gọi, số lần gọi, khách hàng đã mua. Khách hàng vip...

• Quản lý hàng hóa khi bạn là người bán hàng xách tay Mỹ: Nếu tạo được danh sách dữ liệu như thế này thì bạn sẽ dễ dàng quản lý sản phẩm theo những điều cơ bản dưới đây.

  • Quản lý được sản phẩm, đang bán, đã bán, số lượng, giá gốc, giá bán ra, số lượng hàng tồn kho.
  • Quản lý được ngày nhập, sản phẩm bán chạy, sản phẩm kén người dùng để giảm giá tạo kích cầu
  • Quản lý được lợi nhuận.
  • Quản lý khách hàng: tên, tuổi, ngày sinh, số điện thoại và địa chỉ để giảm giá vào những ngày sinh nhật của khách hàng.
  • ... và còn rất nhiều những mục khác nữa, phụ thuộc vào quy mô kinh doanh của bạn

• Quản lý khách hàng khi bạn chủ studio chụp ảnh cưới: Danh sách khách hàng là điều ưu tiên hàng đầu khi bạn làm dịch vụ chụp ảnh cưới. Khi quản lý rõ ràng danh sách này sẽ giúp bạn cho những nắm bắt những điều sau đây.

  • Dánh sách khách hàng, cũ mới.
  • Lên lịch chụp ảnh cưới vào lúc, ngày giờ, địa điểm.
  • Những yêu cầu của đặt biệt của khách hàng.
  • Biết được những khách hàng nào cưới được 1 năm, 5 năm, giảm giá chụp hình kỹ niệm ngày cưới blabla.
  • ... và tất nhiên là không ngoài những đều này, khi bắt tay vào làm bạn sẽ nhận ra thêm nhiều đều nữa.

Chỉ với những ví dụ nếu trên chắc hẳn sẽ giúp bạn thấy được tầm quan trọng của nó rồi phải không? Hãy tới mục tiếp theo của bài viết đó là tôi đã áp dụng quản lý dữ liệu như thế nào?

II. Tôi đã ứng dụng quản lý dữ liệu như thế nào?

Chắc các bạn sẽ thắc mắc tôi đã quản lý dữ liệu cho bản thân những gì? quản lý thế nào? Tôi cũng không khác gì các bạn, có rất nhiều dữ liệu cá nhân lẩn công việc cần quản lý. Dưới đây là một vài mẩu việc tôi đang áp dụng vào quản lý dữ liệu.

1. Quản lý tài khoản Gmail số lượng lớn

Hiện tôi đang quản lý mốt số lượng lớn tài khoản Gmail. Nhiều bạn sẽ nghĩ chỉ cần một file txt là đủ để làm điều đủ rồi, nhưng đối với tôi thì không. Tôi muốn quản lý nó tối ưu hơn toàn diện hơn. Dưới đây là những gì tôi làm được khi dùng cở sở quản lý dữ liệu để quản lý số lượng lớn tài khoản Gmail.

• Quản lý tài khoản gmail theo các cột như user, pass, email_recovery, phone_recovery, ngày tạo.
• Kết hợp với công cụ kiểm tra địa chỉ gmail bị vô hiệu hóa, địa chỉ gmail bị verify phone, địa chỉ email đang hoạt động.
• Kết hợp với công cụ tự động đăng nhập tuần tự từng tài khoản Gmail để làm một việc gì đó. Đơn cử như đổi mật khẩu hàng loạt, đổi địa chỉ email khôi phục hàng loạt
• Biết được địa chỉ Gmail nào đã làm những việc gì?, đã dùng tài khoản Gmail đăng ký những trang web nào?
• Lọc ra các Gmail bị vô hiệu hóa và xóa nó.
• Những Gmail đã gỡ vô hiệu hóa thành công.
• Lọc Gmail theo số năm tuổi.

Dưới đây là một bảng dữ liệu mẩu của việc quản lý số lượng lớn tài khoản Gmail:

2. Quản lý dự án Seo

Hiện nay tôi đang quản lý và phát triển 7 trang web của hế thống, để quản lý Seo cho 7 trang web này cùng lúc thì không thể thiếu công cụ quản lý dữ liệu. Bởi vì lượng thông tin cần lưu trữ và sắp xếp rất lớn. Thường xuyên sử dụng nhiều bộ lọc dữ liệu, nhiều thống kê khác nhau để giúp cho công việc SEO trở nên hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo những kết quả đạt được dưới đây khi tôi sắp xếp và quản lý dữ liệu.

• Cơ sở dữ liệu cho dự án Seo này giúp tôi theo dõi và quản lý được danh sách backlink của hệ thống.
• Backlink nào của website nào?, đã index hay chưa, có các chỉ số DA PA bao nhiêu?
• Sắp xếp danh sách backlink có chỉ có cao dần hoặc thấp dần.
• Kiểm tra số lượng backlink bị xóa.
• Backlink có chất lượng tốt nhất.
• Thống kê số backlink đã index hoặc chưa index
• Quản lý những tài khoản của backlink, để thuần tiện cho việc đăng nhập và chăm sóc backlink một cách hiệu quả.

Bảng dữ liệu mẩu của việc quản lý backlink dành cho nhiều website:

III. Để làm được những điều trên bạn cần có công cụ.

Để quản lý dữ liệu thì bạn phải cần có một công cụ để giúp bạn làm điều đó. Ngày xưa, ông cha ta thì dùng giấy và bút. Nhưng ngày nay, thời đại công nghệ thông tin phát triển, rất nhiều công cụ trên máy tính hoặc điện thoại đáp ứng được điều này ví dụ như: Excel, Google Sheet, Notion, Airtable...vv. Bạn hoàn toàn có thể chọn bất cứ công cụ nào mà bạn muốn hoặc bạn quen thuộc, bởi vì bản chất chúng đều giống nhau là lưu trữ dữ liệu theo hàng theo cột. Ở các ví dụ phía trên công cụ mà tôi chọn để quản lý dữ liệu có tên là Airtable.

1. Tại sao lại chọn Airtable mà không phải công cụ khác?

Airtable là công cụ giúp tôi quản lý dữ liệu trực quan nhất, cực kỳ dễ tiệp cận, đơn giản, lại còn hỗ trợ cho tự động hóa một cách mạnh mẽ và dùng được trên mọi thiết bị nền tảng. Có rất nhiều extension hỗ trợ, trang bị tính năng tự viết script cho một công việc nào đó...vv. Còn rất nhiều tính năng mạnh mẽ khác và bản thân tôi vẫn chưa khám phá được hết. Đó là những lí do tôi chọn Airtable mà không phải những công cụ khác.

2. Đăng ký tài khoản Airtable

Để đăng ký được tài khoản Airtable bạn chỉ cần truy cập vào đây và điền đầy đủ thông tin để đăng ký tài khoản. Bao gồm địa chỉ email, tên đây đủ và mật khẩu. Hoặc bạn có thể đăng ký thông qua tài khoản Google mà không cần phải làm các bước trên, bằng cách nhấp vào nút Continue with Google. Sau đó chấp thuận cho phép Airtable lấy được những thông tin cần thiết cho việc đăng ký. Vậy là bạn đã có một tài khoản Airtable để dùng. Rất nhanh phải không nào?

IV. Tổng Kết

Để nói hết những ứng dụng việc quản lý dữ liệu vào cuộc sống và công việc trong một bài viết là điều không thể. Vì vậy ở bài viết này dừng lại ở đây, chỉ giới thiệu sơ qua để cho bạn hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu và công cụ hỗ trợ cho việc đó. Ở những bài viết sau mình sẽ hướng dẫn cách sử dụng công cụ Airtable. Còn bây giờ thì chào tạm biệt và hẹn gặp lại ở những bài viết sau.